הפלטפורמות שיעזרו לכם לנהל תקשורת פנים ארגונית יעילה

כשלמדתי קורס שיווק דיגיטלי במכללה, הכרתי לראשונה את Slack. זו הייתה דרך ההתקשרות של צוות המכללה, המרצה שלי ושאר התלמידים בקורס. רק אחרי שהורדתי את האפליקציה לנייד הבנתי איזה "לייט-בלומר" אני, ועד כמה הדרכים המסורתיות לניהול תקשורת פנים-ארגונית לא עונות על הצרכים שלי.

מסתבר, שאני לא לבד.

כיצד Slack ופלטפורמות תקשורת פנים-ארגוניות משנות את הדרך שבה אנחנו עובדים

בארגונים ובחברות גדולות רוב התקשורת מבוססת על מייל, בעיקר Outlook ו- Gmail. העולם שלנו משתנה בקצב מסחרר ואיתו משתכללות גם דרכי התקשורת בין העובדים בארגונים. בשנים האחרונות, עם התפתחות עולם התעסוקה וגיוונו, קמו פלטפורמות חדשות באמצעותן ניתן לתקשר בתוך ארגונים, שיכולות בקלות להחליף את האימייל מבחינת יעילות, ניהול משימות ומעקב אחר פרויקטים.

כל מי שעובד בעולם ההייטק בכלל ובסטרטאפים בפרט וחיפש דרכים להתייעל שמע בוודאי על Slack, שירות לתקשורת פנים ארגונית שמזכיר יותר את ווטסאפ. הממשק נוח וקל לשימוש והוא מורכב מערוצים, כך שאפשר בקלות לנווט בהם. בדרך זו אפשר ליצור קשר עם אנשים בהודעה פרטית או בקבוצות כלליות.

האפליקציה לנייד של סלאק מאוד נוחה וניתן דרכה לשלוט בהתראות של קבלת ההודעות, כך שהיא תתאים לוורקוהוליקס שבינינו וגם לאלו שרוצים קצת להתנתק מהעבודה בזמנם הפנוי ולצפות בשקט בסיליקון ואלי. אם אתם מהאנשים המעטים שבכלל לא מכירים את Slack, תוכלו לצפות בסרטון הזה שמסביר איך היא עובדת.

Enough about Slack

פלטפורמה נוספת המספקת שירותים דומים היא Teams של מיקרוסופט שהושקה במרץ 2017. Teams הוא יישום צ'אט ייעודי למקומות עבודה המאפשר שיתוף תכנים, ניהול שיחות קוליות באמצעות Skype (גם של מייקרוסופט), עריכת מסמכים משותפים וניהול שיחות בקבוצות מצומצמות לפי נושאים. קיימות עוד מספר אופציות ביישום והוא שווה בדיקה.
גם פייסבוק הצטרפה לזירה ונתנה פייט מכובד עם Workplace, רשת חברתית המתמקדת בארגונים ומקומות עבודה. מדובר בחשבון פייסבוק הפועל בנפרד מהחשבון האישי, אך הממשק די דומה לו ומכיל פיד חדשות, קבוצות וצ'אטים. הפיצ'ר המוביל בתכנה היא אפליקציית Work Chat של פייסבוק שמאפשרת לדבר עם עמיתים לעבודה דרך מסנג'ר. המסנג'ר כולל אפשרויות של הוספת קבצים, הודעות קוליות ומיקום. בניגוד לסלאק ו- Teams החינמיות, האופציה של פייסבוק בגרסת הפרימיום כוללת תשלום חודשי שמשתנה בהתאם למספר העובדים בחברה. יש גם אופציה חינמית להרשמה, אך היא לא כוללת את כל הפיצ'רים הקיימים בגרסת הפרימיום.

אז איך הפלטפורמות החדשות לתקשורת פנים ארגונית יכולות לשנות את הדרך שבה אנו עובדים?

גלו עולם שלם של הזדמנויות חדשות

תארו לעצמכם שאתם יכולים לפתוח ערוץ ולהתכתב ישירות עם לקוחות, ספקים חיצוניים וחברות אחרות. כמות ההזדמנויות ושיתופי הפעולה שניתן ליצור היא עצומה ומתאימה לעולם החדש שאנו חיים בו. אתם צריכים רק להיות יצירתיים ולנצל את הפלטפורמות החדשות לטובתכם. לסלאק למשל קיים פיצ'ר של ערוצים משותפים שמחברים בין מערכות הסלאק של ארגונים שונים.

הרגישו בתוך פרק של מראה שחורה (בקטע טוב)

אנחנו כל היום נמצאים ברשתות החברתיות, משתפים וצורכים תוכן ופרסומות. פרטיות היא מושג לא רלוונטי ואין כמעט אדם אחד שיסכים מרצונו החופשי להעביר יום ללא חיבור לאינטרנט. הפלטפורמות החדשות לתקשורת פנים ארגונית מתאימות את עצמן לעולם שבו אנו חיים, כי מי לא ירצה לצפות בישיבה שמתקיימת במשרד בפייסבוק-לייב במקום להגיע אליה פיזית? בשנת 2018 היומיום שלנו נראה כמו פרק של מראה שחורה.

קיימו תקשורת רציפה ונוחה יותר

בתכתובת דרך המייל לגיטימי לא לענות מיד לכל מייל שמתקבל, אלא רק לאחר מספר שעות או אפילו ימים. בפלטפורמות התקשורת החדשות הדחף לענות באופן מיידי הוא חזק יותר. ה"מחלה" הגדולה ביותר שהביאה איתה ההתפתחות הטכנולוגית היא החיבור התמידי לסמארטפון וההתמכרות למספר רב של נוטיפיקיישנס שעושה לנו טוב על הלב. אם אתם מחפשים מענה מיידי מהקולגות שלכם, כדאי שתעזבו את המייל ותנסו משהו חדש כמו Work Chat של פייסבוק. כך תוכלו להתכתב בצורה שוטפת ללא דיליי בתגובה מהצד השני. אגב, קיימות פלטפורמות שקל יותר לסנן דרכן, לראות את המסר שהתקבל ולדחות את מתן התשובה לשולח.

הגיעו לכל אחד בזמן קצר

אם חשבתם עד היום שאתם נגישים לעמיתים שעובדים אתכם בארגון או לקולגות שלכם ושהם נגישים לכם, הפלטפורמות החדשות משפרות אפשרויות אלה ומאפשרות לכם ליצור קשר עם אנשים שלא ניתן להשיג את המייל שלהם בקלות. יצא לכם פעם להיכנס לנעליו של שרלוק הולמס ולנסות להשיג מייל של מישהו בלינקדין או באתר שלו כדי ליצור שיתוף פעולה, ללא הצלחה? הפלטפורמות החדשות מקצרות לנו תהליכים בעולם שהפך להיות חסר סבלנות ומהיר מתמיד.

זוכרים את הימים שבהם Gmail בעבודה היה להיט? הוא כבר דינוזאור עתיק, ולכן כדאי שתכירו את הפלטפורמות החדשות האלו. העולם שלנו משתנה ואנחנו צריכים לעמוד בקצב, במיוחד בכל הקשור לתחום הדיגיטל כחברי ארגון הדיגיטל הישראלי.